IDEA - Print Management sustav Copy Electronica ima modularna rješenja koja se prilagođavaju pojedinom korisniku ovisno o njegovim potrebama, jer ne postoje dva korisnika istih zahtjeva i potreba

IDEA Print Management: Proces od konzultacija do zaključivanja projekta

1. Kakva Print Management rješenja implementiramo?

Copy Electronic, pod pojmom print managementa, podrazumijeva sve postupke, radnje i projekte koji dovode do: unapređenja poslovnih procesa, povećanja sigurnosti i zaštite ispisnih dokumenata, bolje i jednostavnije kontrole i iskoristivosti ispisnih uređaja i korisnika, unapređenje tehničke i tehnološke podrške (service management) u toku eksploatacije te smanjenja troškova ispisa. U skladu s tim, Copy Electronic nudi široku paletu rješenja koja uključuju pravilan odabir višenamjenskih uređaja i funkcija, mrežna i organizacijska rješenja primjenom suvremenog softvera i hardvera, rješenja složenih i specifičnih zahtjeva svakog korisnika, održavanje sustava i nadogradnju, transparentnost i kontrolu troškova sustava. Hardverska rješenja bazirana su na višenamjenskim uređajima A4 do A0 formata, brzine 15 do 115 ispisa u minuti. Višenamjenski uređaji mogu biti opremljeni naprednim funkcijama, aplikacijama ili servisima. Paperless faks, IP ili internet faks, mrežni faks, scan to funkcije, dokumentserver, security management, barcode i OCR servisi za IBM i SAP okruženje, IPDS (Intelligent Printing Data Stream) za AS/400 ili neko drugo IBM okruženje samo su neke od mogućnosti. Najčešće implementirani softveri su Equitrac, ScannerVision ili neko od I.R.I.S. softverskih rješenja. Equitrac kao kompletno ispisno rješenje za kontrolu, naplatu i izvještaje, ScannerVision kao rješenje za pametno skeniranje s višenamjenskih uređaja te I.R.I.S. rješenja za OCR digitalizaciju i arhiviranje. Izgradnja i razvoj sustava mogući su po modularnom principu, u okviru različitih opcija financijske konstrukcije, kako nabave tako i održavanja sustava.

2. Kome u stvari treba Print Management?

Print management potreban je svakoj tvrtki koja želi unaprijediti ispisne servise i poslovne procese te ostvariti uštedu. Danas, u vrijeme štednje, sve veći broj kompanija uvodi print managementa kako bi ostvarili bolje rezultate i efikasnost u poslovanju, a istovremeno smanjili troškove.

3. Što obuhvaća naš sustav Print Managementa?

Naš sustav obuhvaća projektiranje, implementaciju, unapređenje sustava te podršku u primjeni. Sustav se projektira u skladu sa CDIA+ standardima (Certified Document Imaging Architect) koje primjenjuju naši specijalno osposobljeni projektanti za dizajniranje i implementaciju solucija za ispis, skeniranje i manipulaciju dokumentima (s adekvatnim vendor-neutral certifikatom). U okviru projekta moguća je izgradnja testnog poligona s reduciranom opremom zbog simulacije rada budućeg sustava, kako bi se izbjegli rizici i zaštitila investicija od mogućih propusta od postavljanja cilja do konačnog rješenja. Primjer iz naše prakse: tvrtka s pedesetak zaposlenih za ispis uglavnom koristi 30 lokalnih pisača, troškovi ispisa su visoki, a mogućnosti uređaja skromne te nije moguća kontrola ispisa. Tvrtka postavlja cilj i traži rješenje. Radimo kompletnu analizu postojećeg stanja, uviđamo potrebe krajnjeg korisnika i managementa te pristupamo izradi projekta. U samom projektu definiramo zahtjeve, tehnologiju i rizike, prilažemo financijsku i tehnološku analizu te rješenje. Implementiramo nekoliko višenamjenskih uređaja s paperless faksom i scan to funkcijom te Equitrac. S paperless faksom potpuno se digitalizira faks poslovanje, a scan to funkcija unapređuje distribuciju dokumenata. Equitrac s opcijom Follow You omogućava potpunu kontrolu ispisa i korisnika. Uštede na ispisu, u ovakvom primjeru, su otprilike 35% do 45% . To su samo neke od prednosti uz istovremeno ostvarivanje postavljenog cilja.

Equitrac: Autentifikacija korisnika pomoću ID kartica

4. Iziskuje li korištenje neko dodatno znanje korisnika?

Implementacija manje složenijih projekata, krajnjim korisnicima ništa se ne mjenja u svakodnevnom radu, dok je kod složenijih implementacija samim projektom definirano nekoliko faza edukacije. To su simulacije, testiranja i trening. Potrebno je da svi koji su uključeni u korištenje ili administraciju sustava prođu kroz te faze. To je jedan od elemenata koji su potrebni za uspješnost samog sustava.

5. Kakvi su preduvjeti potrebni za implementaciju?

Najvažniji preduvjet je volja i spremnost korisnika za promjenama. Preduvjeti potrebni za jedan print management sustav definirani su projektom. Preduvjeti za fazu implementacije ovise o postavljenom cilju i zahtjevu korisnika te o hardveru i softveru koji se implementiraju. Za svaki programski paket definirani su minimalni tehnički zahtjevi, a za hardverski dio implementacije minimalne preduvjete propisuje proizvođač opreme.

6. U čemu je prednost našeg Print Management sustava?

Specifičnost našeg print management sustav imenom IDEA (Implementacija Digitalizacija Efikasnost Administracija) je jedinstvenost i projektiranje za svakog pojedinog korisnika. IDEA je u potpunosti modularna i otvorena s velikim brojem mogućnosti. Korisnik bira samo one komponente sustava koje su mu potrebne. Ne postoje dva ista sustava, svaki korisnik ima drugačije potrebe. Na primjer, jedna tvrtka želi da se korisnici autentificiraju na uređaj samo pomoću postojećih kartica kako bi kontrolirali ispis. Druga tvrtka, recimo studenski kampus ili fakultet, želi da korisnici pomoću kartica plaćaju usluge ispisa, skeniranja ili kopiranja. Treća pak želi smanjiti broj ispisa uvođenjem distributivnog skeniranja s OCR-om preko multifunkcijskog uređaja te u potpunosti automatizirati nadgledanje uređaja i dojavu statusa ili problema. Jednom riječju Copy Electronic ima IDEA-u za svakog korisnika.

7. Kakve konkretne uštede ostvarujete s našom IDEA-om?

Mnoge su prednosti, a izdvojit ćemo samo najvažnije. Najznačajnije uštede su one koje tvrtke ostvaruju unapređivanjem poslovnih procesa uvodeći napredne ispisne servise (uštede u vremenu). Povećanjem sigurnosti ispisnih dokumenata smanjuje se mogućnost neovlaštenog korištenja, a samim time i mogućnost štete. Uvođenjem automatiziranog print/servis managementa ispad uređaja sveden je na minimum, a time i štete koje nastaju kada uređaj ne radi. Uštede koje nastaju korištenjem štednog ispisa (virtualni ispis, obostrani ispis, 4 na 1, zaštićeni ispis, toner save ispis…) su velike, a rezultiraju znatnim smanjenjem otpada. Smanjenje potrošnje energije, jeftiniji ispis po stranici, produljeno ili doživotno jamstvo samo su neki od parametara koji dovode do smanjenja troškova tvrtke.

Clix Analyzer: Prikuplja informacije u trenu i kreira izvještaje u tabličnom i grafičkom prikazu

8. Tko se nakon implementacije brine o sustavu?

Edukacije i briga o sustavu definirani su samim projektom. Administracija sustava uglavnom je podjeljena na informatičku službu same tvrtke i nas kao kreatore i tehničku podršku sustava. U slučaju da tvrtka nema svoju IT službu, mi preuzimamo kompletnu brigu o sustavu.

9. Kako naš sustav surađuje sa softverskim rješenjima drugih proizvođača?

Kao što je već spomenuto specifičnost print management sustava koji Copy Electronic nudi je potpuna otvorenost s ciljem maksimalne prilagodbe korisniku i unapređenja poslovnih procesa. Pomoću Embedded Software Architecture i J2ME aplikacija moguće je razvijati platforme koje će zadovoljiti specifične potrebe korisnika. Također Equitrac, ScannerVision, I.R.I.S., OCR i druge aplikacije posjeduju konektore za sva poznatija softverska i DM rješenja kao što su File Net, Documentum, DocuWare, Share Point, Right Fax.

10. Print Management - da ili ne? I kada?

Možemo zaključiti da PM donosi:

• značajne uštede korisniku gdje niti smanjenje troškova za 50% nije granica

• unapređenje poslovnih procesa bržim protokom dokumenata (tj. informacija) uz niže troškove kolanja dokumenata

• oslobađanje funkcije IT korisnika brige i stresa oko za njih perifernih problema nesmetanog rada opreme (održavanje, repromaterijal, skladištenje i dr.)

• povećanje pouzdanosti sustava odabirom opreme nove tehnološke generacije te adekvatnim ugovorom održavanja iste

Zaključak

Slobodno možemo reći da sve više korisnika prepoznaje izuzetne pogodnosti koje donosi PM kao i nastojanje Copy Electronica da ponudi našem tržištu standardna, ali i specifična rješenja print managementa. Zahvaljujući novim tehnologijama i modernim rješenjima imamo sve više upita i zahtjeva za izradom ponuda i projekata. Stoga i broj zaključenih poslova svakodnevno raste.

Copy Electronic sa svoje strane čini sve kako bi izašao u susret zahtjevima korisnika koji imaju na raspolaganju:

• komercijalnu službu koja nudi širok izbor raznih mogućnosti i rješenja uz zaokruženu ponudu standardne opreme i neke specifične, kao i odgovarajućeg softvera

• IT službu za izradu projekata i softverskih rješenja te potporu korisniku nakon implementacije

• službu održavanja opreme sa dugom tradicijom i visokom reputacijom

Korisnik na taj način dobiva kontinuiranu potporu od prve ideje preko realizacije pa tokom cjelokupnog radnog vijeka sustava.

Uzmite u obzir što ste pročitali u prethodnih 10 minuta i implementacija PM sustava nameće se sama po sebi.

Informirajte se odmah na idea@copy-electronic.hr i počnite s uštedama!

IDEA® je projekt Copy Electronica i kao takav je zaštićen od neovlaštene uporabe i distribucije.
Ime i logo zaštitni su znaci njegova vlasnika. Sva prava pridržana.